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采购员工作流程的七大注意事项

时间:2019-11-07 作者:
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采购员工作流程的七大注意事项

企业规模越大,采购金额越高,管理者对程序的设计越为重视。这里将一般采购作业流

程设计应注意的要点阐述如下:

1 控制关键点

企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统,使各项在处理的采购作业在各阶段均能被追踪管制。譬如在国外采购时,从询价、报价、申请输入许可正、开信用证、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。

2 注意划分权责或任务

(1)货物的采购人同时不能担任货物的验收工作。

(2)货物审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

(3)货物的采购、储存和使用人不能担任帐目的计录工作。

(4)货物审核人应同付款人职务分离。

(5)接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同帐务记录人分离

(6)记录应付帐款的人不能同时担任付款

任务。

3 注意流程的先后顺序及时效控制

应当注意作业流程的流畅性与一致性,并考虑作业流程所需时限。譬如,避免同一主管对同一采购案件作多次签核;避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式,避免同一采购案件会签部门过多,影响实效。 4 价值与程序繁简相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。凡涉及数量比较大,价值比较高或者易发生舞弊的作业,应有比较严密的处理监督;反之,则可略微予以放宽,以求提高工作效率。 5 避免作业过程发生混乱

要注意变化性或弹性范围,以及偶发事件的因应法则。譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时,应有权宜的办法或流程来特别处理。

6 流程设计应适应现实环境

应当注意流程的及时改进,早期设计的处理流程,经过若干时间段后,应加以审视,不断加以改进,意适应组织变更或作业上的实

际需要。

7 配合作业方式的改善

譬如当手工的作业方式改变为电脑的作业方式时,流程就需要做相当程度的调整或重新设计。


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